Titolare del Trattamento dei Dati:
Open SRL
P.IVA 16423471008
Sede legale: Piazzale Luigi Sturzo 15, Roma 00144
Email di contatto: privacy@stayopen.it
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): Giada Giorgia Mattei
Open SRL raccoglie e tratta i seguenti dati personali:
Dati identificativi: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza.
Dati finanziari e di pagamento: IBAN, codice fiscale.
Dati relativi alla documentazione e ai curricula: Curriculum vitae (CV), foto, dati e documenti di verifica di identità (passaporto, carta d'identità, patente).
Fotografie per identificazione e sicurezza accessi.
Dati particolari (art. 9 GDPR) – SOLO se forniti volontariamente
Allergie alimentari
Intolleranze
Esigenze mediche con impatto sulla logistica dell'evento
Dati raccolti durante l’evento
Foto e video dei partecipanti
Registrazione accessi tramite QR code
Log di ingresso/uscita (controllo accessi)
Questi dati sono necessari per poter gestire la registrazione, l'erogazione dei servizi e il pagamento, nonché per rispettare gli obblighi fiscali e legali.
I dati raccolti vengono trattati per le seguenti finalità:
Gestione delle iscrizioni e delle partecipazioni agli eventi organizzati da Open SRL.
Elaborazione dei pagamenti relativi ai servizi o agli eventi tramite modalità sicure.
Invio di comunicazioni aziendali, promozionali o relative agli eventi, solo nel caso in cui l'utente abbia fornito il suo consenso esplicito.
Adempimenti legali e fiscali: conservazione dei dati fiscali per l’emissione delle fatture e il rispetto delle normative fiscali.
Verifica dell'identità tramite documenti di identità per la validazione di partecipanti e pagamenti.
Il trattamento dei dati personali è basato sulle seguenti basi giuridiche:
Esecuzione di un contratto: i dati vengono trattati per la gestione dell'iscrizione agli eventi e l'elaborazione dei pagamenti.
Consenso dell'interessato: quando i dati vengono utilizzati per scopi di marketing o comunicazioni promozionali.
Obbligo legale: per l’adempimento degli obblighi fiscali e legali (ad esempio, conservazione dei dati per l’emissione di fatture).
Legittimo interesse: Open SRL può trattare alcuni dati per garantire la sicurezza dei suoi sistemi, la protezione delle informazioni aziendali e il corretto svolgimento delle sue attività.
4. Conservazione
Registrazione all'evento 24 mesi
Esecuzione contratto 24 mesi
Dati identificativi e contatto 24 mesi
Gestione pagamenti, fatturazione, dati fiscali e IBAN 10 anni (Obbligo legale)
Verifica identità e sicurezza accessi, legittimo interesse, documento, foto, QR 24 mesi dopo evento
Gestione esigenze alimentari (Consenso esplicito, Art.9) Dati particolari 24 mesi dopo evento
Comunicazioni organizzative pre/post evento 24 mesi dopo evento
Esecuzione contratto Dati contatto 24 mesi
Foto e video a fini documentativi e promozionali Consenso / interesse legittimo con Foto/video Fino a revoca
Registrazione accessi tramite QR code Legittimo interesse QR/log accessi 24 mesi
Invio newsletter consenso Email fino a revoca
Invio comunicazioni su futuri eventi consenso email, nome fino a revoca
Utilizzo CRM e gestione partecipanti esecuzione contratto tutti i dati necessari 24 mesi
I dati vengono trattati in modalità sia elettronica che manuale, nel rispetto delle normative di sicurezza previste dal GDPR. I dati sono archiviati su attraverso Google Workspace, Google Forms, AppSheet, CRM e software di ticketing utilizzati da Open SRL, su server localizzati nell’UE o extra UE (vedi punto 7) e altre piattaforme tecnologiche sicure per garantire un trattamento conforme alla legge e sicuro.
Tutti i dati vengono protetti attraverso misure di sicurezza come crittografia, autenticazione a due fattori e altre misure per prevenire accessi non autorizzati, alterazioni, o distruzioni, controllo accessi del personale autorizzato, protezione da accessi non autorizzati, log attività sui sistemi informatici.
I dati personali possono essere condivisi con i seguenti destinatari:
Google LLC: utilizzato per l'archiviazione dei dati tramite Google Drive e altri servizi di Google Workspace.
Piattaforme di pagamento (es. PayPal, Stripe, etc.): per l’elaborazione dei pagamenti.
Altri fornitori di servizi aziendali che supportano le attività di Open SRL (es. servizi di hosting, servizi di marketing, etc.).
Fornitori tecnici IT (Google Workspace, AppSheet, CRM, software ticketing)
Società di sicurezza, controllo accessi, hostess e staff
Video-maker, fotografi e agenzie di produzione media
Fornitori della location
Servizi catering per gestione allergie/intolleranze
Commercialista e consulenti amministrativi
Società che forniscono servizi di mailing e comunicazioni
Società di gestione dei pagamenti (es. Stripe, PayPal)
Non è previsto il trasferimento dei dati ai partner commerciali per finalità di marketing.
Alcuni servizi usati da Open SRL (Google LLC, AppSheet, software CRM) possono comportare il trasferimento di dati verso gli Stati Uniti.
Tali trasferimenti avvengono solo mediante:
Clausole Contrattuali Standard (SCC – Decisione UE 2021/914)
Misure supplementari tecniche (crittografia, pseudonimizzazione)
Il trasferimento è effettuato nel pieno rispetto degli artt. 44–49 GDPR.
Alcuni dei dati trattati potrebbero essere trasferiti a server situati al di fuori dell'Unione Europea, in particolare quando si utilizzano servizi come Google LLC, che ha sede negli Stati Uniti. In tali casi, sono adottate garanzie adeguate per proteggere i dati personali, come le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea per il trasferimento dei dati verso paesi terzi.
I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario a perseguire le finalità per le quali sono stati raccolti e comunque per un periodo massimo di 10 anni per adempiere agli obblighi fiscali e legali. I dati relativi ai pagamenti e alle fatture verranno conservati per il periodo previsto dalla normativa fiscale.
9. Foto e Video dell’Evento
Durante il congresso potranno essere effettuate:
Fotografie
Riprese video
Contenuti destinati a siti web, social media, materiali promozionali
La base giuridica è:
Consenso espresso tramite modulo o form di iscrizione.
Legittimo interesse del Titolare per documentare l’evento, con cartelli informativi in loco
Ogni partecipante può opporsi in qualsiasi momento, salvo esigenze organizzative o di sicurezza.
Gli utenti hanno il diritto di esercitare, in qualsiasi momento, i seguenti diritti sui propri dati personali:
Diritto di accesso: chiedere una copia dei dati personali in nostro possesso.
Diritto di rettifica: correggere i dati inesatti o incompleti.
Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): richiedere la cancellazione dei propri dati, quando non più necessari.
Diritto alla limitazione del trattamento: richiedere che vengano trattati solo in particolari circostanze.
Diritto alla portabilità dei dati: ricevere i propri dati in formato strutturato e trasferirli a un altro titolare.
Diritto di opposizione al trattamento: opporsi a determinati trattamenti, come quelli per scopi di marketing.
Per esercitare i diritti, è possibile contattare Open SRL all'indirizzo email: privacy@stayopen.it. Open SRL risponde entro 30 giorni dalla richiesta.
Gli interessati possono presentare reclamo al:
Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP)
Piazza Venezia 11, 00187 Roma
PEC: protocollo@pec.gpdp.it
Sito: www.garanteprivacy.it
11. Misure di Sicurezza
Open SRL adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdite, distruzioni accidentali o illecite. Le misure includono:
Crittografia dei dati sia in transito che a riposo.
Autenticazione a due fattori per l'accesso ai sistemi aziendali.
Controlli di accesso rigorosi per i dipendenti e i collaboratori.
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Per ulteriori dettagli, consultare la nostra Cookie Policy.
Open SRL si riserva il diritto di aggiornare periodicamente questa Privacy Policy. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti saranno informati tramite il sito web o via email. L'ultima modifica della Privacy Policy è avvenuta il 26/11/2025.