we believe in

Il nostro Codice Etico e Comportamentale

Open S.r.l. è una società di servizi che opera nella c.d. Meeting Industry, occupandosi principalmente di organizzazione eventi, fiere, eventi istituzionali, convegni, congressi e supporto alle aziende a livello nazionale.

Il core della nostra società può essere suddiviso in cinque elementi chiave:

1. Pianificazione e gestione del progetto: in base agli obiettivi e al target del cliente viene definito il concept generale dell’evento, definendo le voci di spesa e le tempistiche per ogni fase del progetto, garantendo il rispetto del budget, la realizzazione dell’evento nei tempi previsti;

2. Recruiting e formazione dello staff operativo: selezioniamo staff qualificato e non, formandolo e gestendolo in forma professionale e coordinata;

3. Comunicazione e marketing: si definisce il piano di comunicazione più idoneo per promuovere l’evento, utilizzando i canali più adatti al target di riferimento;

4. Creatività e design: si supportano i clienti nella definizione dell’aspetto estetico dell’evento, curandolo in ogni dettaglio (grafica, allestimenti, luci, suoni, ecc), progettando gli spazi in base al numero di partecipanti ed al tipo di attività previste;

5. Gestione dell’evento: si coordinano tutte le fasi dell’evento, supervisionando il lavoro di tutte le componenti, garantendo una perfetta riuscita dell’evento in ogni sua fase, gestendo con prontezza e professionalità qualsiasi problema imprevisto che possa sorgere, nonché raccogliendo feedback dai partecipanti e da tutto lo staff impegnato nella sua riuscita, per valutare punti di successo e punti di criticità per le future iniziative.

Il presente Codice Etico e Comportamentale dichiara i principi di valore condivisi, nonché esprime gli impegni, le responsabilità etiche e comportamentali che l’Agenzia assume ed attua nell’esercizio dell’impresa e che vincolano il comportamento di chiunque in essa e per essa operi. 

Open S.r.l. riconosce che il rispetto delle leggi e delle normative applicabili e l’osservanza dei principi etici, costituiscono al contempo un obbligo e uno stimolo per il conseguimento degli obiettivi aziendali e possono accrescere la reputazione ed il successo del settore della organizzazione di eventi, congressi, convegni ed eventi istituzionali.

Il presente Codice si prefigge di fornire una guida sugli standard minimi di pratica aziendale a cui l’Agenzia deve e vuole attenersi.

Art. 1 - Principi Generali, la natura del Codice

Il Codice è un documento ufficiale dell’Agenzia, che raccoglie i principi sintetizzati nella presentazione e le regole comportamentali in cui Open S.r.l. si rispecchia, definendo la disciplina generale cui sono soggetti tutti coloro i quali operano nel contesto aziendale.

La violazione dei principi fissati dal Codice compromette il rapporto di fiducia tra l’Agenzia ed il trasgressore e viene perseguita con fermezza e tempestività attraverso procedimenti disciplinari adeguati e sanzioni proporzionate, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti assunti e/o dall’instaurazione di un procedimento penale, ove ricorra un reato.

Art. 2 - Destinatari ed obbligatorietà

Il presente Codice è rivolto:

a)  ai Soci;

b) agli Organi Sociali costituiti, nonché a qualsiasi soggetto che eserciti, anche di fatto, i poteri di rappresentanza, decisionali o di controllo all’interno dell’Agenzia;

c) al personale dell’Agenzia, compresi lavoratori parasubordinati, collaboratori coordinati continuativi, agenti ecc.;
d) ai consulenti nonché ai fornitori di beni e servizi, anche professionali, e a chiunque svolga attività in nome e per conto dell’Agenzia, ovvero sotto il controllo di essa;

e) ai terzi che entrano in rapporto con l’Agenzia.

I suddetti destinatari del Codice sono chiamati ad osservarne e rispettarne i principi ed a conformarsi alle sue regole comportamentali.

I soggetti rientranti nelle categorie sub a), b) e c) in caso di violazione delle disposizioni precettive del Codice sono passibili di sanzioni disciplinari, stante il carattere cogente del Codice, ai sensi e per gli effetti degli artt. 2014 (diligenza del prestatore di lavoro) e 2015 c.c. (obbligo di fedeltà).

Il sistema disciplinare della Società prevede espressamente la risoluzione del rapporto di lavoro in presenza di condotte di rilevante gravità, fatta salva la richiesta di risarcimento danni conformemente al Codice Civile, allo Statuto dei Lavoratori ed ai Contratti Collettivi Nazionali applicabili.

Con riguardo alle categorie di cui alle lettere d) ed e), la violazione può configurare clausola risolutiva espressa del rapporto per inadempimento imputabile. 

Art. 3 - Vigenza del Codice

Il Codice entra in vigore alla data della sua approvazione da parte dell’Organo Amministrativo dell’Agenzia.

Per acquisire forza vincolante, il Codice viene condiviso all’interno dell’Agenzia mediante consegna di copia ai Soci, agli Organi Sociali ed al personale; un esemplare, inoltre, viene affisso sulla bacheca aziendale. Il Codice viene inoltre esternalizzato mediante informativa specifica inviata a clienti, fornitori e consulenti - con espressa richiesta di adesione ai principi enunciati - nonché mediante segnalazione sul materiale illustrativo dell’Agenzia e/o pubblicazione nel sito di quest’ultima: https://www.stayopen.it/.

Resta salva la facoltà di modificare, integrare, aggiornare il Codice, previa approvazione dell’Organo amministrativo, in qualsiasi momento se ne presenti la necessità.

Art. 4 - Correttezza e trasparenza

Nel rispetto della libera iniziativa e della proprietà privata, affermata la funzione sociale del libero mercato e la massimizzazione dei risultati economici e finanziari delle imprese, Open S.r.l. si impegna ad instaurare corrette relazioni commerciali con clienti e fornitori ed adeguati riconoscimenti contributivi ai propri collaboratori. 

Questi due valori devono contraddistinguere l’agire dell’Agenzia,  evitando informazioni ingannevoli e comportamenti tali da trarre indebito vantaggio da altrui posizioni di debolezza o di non conoscenza.

Art. 5 - Rispetto e dignità

L’Agenzia si impegna a rispettare i più alti standard etici e professionali nella gestione di tutti i suoi servizi. Questo Codice Etico stabilisce i principi fondamentali che guidano il comportamento e le decisioni di tutti i collaboratori.

Open S.r.l. si impegna a trattare tutti i collaboratori, clienti, fornitori e partecipanti agli eventi con rispetto e dignità, promuovendo un ambiente di lavoro inclusivo e non discriminatorio, valorizzando le diversità e le differenze individuali.

Art. 6 - Criteri Etici

L'osservanza dei seguenti criteri etici è punto di fondamentale importanza per il regolare funzionamento, l’affidabilità della gestione e l’immagine dell’Agenzia:

1. Legalità

L’Agenzia, nello svolgimento delle proprie attività, agisce nel rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili, nonché del Codice Etico e delle procedure interne.

2. Imparzialità

L’Agenzia, nelle relazioni interne ed esterne, evita qualsiasi forma di discriminazione basata su età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute, nazionalità, provenienza etnica, religione, opinioni politiche, appartenenza ad associazioni politiche o sindacali.

3. Lealtà

Nello svolgimento delle attività e nelle relazioni di qualunque tipo e natura, i collaboratori dell'Agenzia sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il Codice Etico, le procedure ed i regolamenti interni.

In nessun caso il perseguimento dell’interesse o del vantaggio dell’Agenzia può giustificare un operato non conforme ad una linea di condotta improntata all’etica.

4. Correttezza

Tutte le azioni, le operazioni compiute, i comportamenti tenuti da ciascuno dei destinatari nello svolgimento della funzione e dell’incarico, sono ispirati alla legittimità, sia sotto l’aspetto formale che sostanziale, secondo le norme vigenti e le procedure interne. nonché alla correttezza, alla collaborazione, alla lealtà ed al rispetto reciproco.

5.  Professionalità

Open S.r.l. adotta il presente Codice ispirandosi a principi di professionalità, garantendo il mantenimento di un alto livello di competenza, aggiornandosi costantemente sulle novità del settore. L’Agenzia si impegna altresì a rispettare tutti gli impegni presi con i clienti, fornitori e altri stakeholder, garantendo puntualità e precisione.

Art. 6 - Responsabilità Sociale

Open S.r.l. si impegna ad adottare pratiche volte a favorire iniziative che supportino lo sviluppo sociale ed economico della comunità.

Art. 7 - Riservatezza

Nell’espletamento delle rispettive funzioni, i destinatari del presente Codice potrebbero trovarsi dinnanzi ad informazioni confidenziali e/o riservate es. piani marketing, criteri legali e contabili, strategie e tecniche, piani e risultati, informazioni tecniche, marchi di fabbrica, nomi e indirizzi di dipendenti, clienti e fornitori, ecc. In tal senso l’Agenzia garantisce la protezione e la riservatezza dei dati personali e sensibili di clienti, fornitori e collaboratori, utilizzando le informazioni raccolte solo per gli scopi previsti e in conformità con le leggi vigenti e non divulgando informazioni confidenziali e/o riservate durante il periodo di impiego presso l’Agenzia o dopo il termine del rapporto di lavoro.

L'utilizzo o la divulgazione di informazioni confidenziali e/o riservate che violino la presente policy, determinerà l'applicazione di adeguate sanzioni disciplinari. 

Art. 8 - Rapporti con i fornitori

La scelta dei fornitori si ispira ai principi di obiettività, competenza, economicità, trasparenza e correttezza nel rispetto delle relative procedure interne.

Nei rapporti di fornitura, l’Agenzia si impegna ad osservare le indicazioni di legge per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori, oltre ai protocolli ed alle procedure interne, volti ad assicurare la correttezza e la piena legalità del rapporto instauratosi.

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni contrattuali di fornitura sono basate su parametri obiettivi di qualità e prezzo.

Ai fornitori è richiesto il rispetto delle leggi, degli usi e delle consuetudini che disciplinano la propria attività, oltre al rispetto del divieto, nell’espletamento della propria attività, di utilizzazione di manodopera infantile, di impiego di personale proveniente da paesi terzi il cui soggiorno nel territorio dello Stato risulti essere irregolare. 

Art. 9 - Rapporti con i Clienti

Questo Codice Etico definisce anche i principi di condotta che regolano i rapporti tra Open S.r.l. e i suoi Clienti.

L’Agenzia è impegnata a garantire ai propri Clienti un servizio eccellente, basato sui principi di correttezza, trasparenza, equità e rispetto:

1. Onestà e Trasparenza: Open S.r.l. si impegna a comunicare con i Clienti in modo chiaro, completo e trasparente, fornendo tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate;

2. Rispetto: Open S.r.l. tratta i Clienti con rispetto e cortesia, valorizzando le loro esigenze e opinioni;

3. Equità e Imparzialità: Open S.r.l. si impegna a trattare tutti i Clienti in modo equo e imparziale, senza discriminazioni di alcun tipo.

4. Professionalità: Open S.r.l. si impegna a fornire ai Clienti un servizio professionale, efficiente e di alta qualità;

5. Riservatezza: Open S.r.l. tutela la riservatezza dei dati dei Clienti in conformità alle normative vigenti.

Art. 10 - Etica aziendale e Conflitto di Interessi

Un principio basilare di condotta etica richiede che ciascun dipendente di Open S.r.l. appoggi in maniera positiva, sia sul posto di lavoro che fuori, le attività commerciali dell’Agenzia. I dipendenti ed i Collaboratori si impegnano ad evitare situazioni che possano generare conflitti di interessi e, qualora si presentino, dichiararli tempestivamente, assicurare che le decisioni siano prese in maniera imparziale e nel migliore interesse dei clienti e dell’Agenzia e di tutti i suoi Stakeholders.

Art. 11 - Anticorruzione

Open S.r.l. si impegna a prevenire e contrastare ogni forma di corruzione, vietando qualsiasi offerta, richiesta o accettazione di vantaggi indebiti. Tutti i rapporti commerciali devono essere condotti con trasparenza e nel rispetto delle leggi vigenti. I dipendenti devono evitare conflitti di interesse e segnalare tempestivamente qualsiasi sospetto di corruzione. La violazione delle norme anticorruzione comporterà sanzioni disciplinari severe, inclusa la risoluzione del rapporto di lavoro. L’Agenzia promuove una cultura aziendale basata sull'integrità e la responsabilità.

Art. 12 - Tutela della Privacy

Il diritto alla protezione dei dati personali è un diritto fondamentale dell’individuo. Oggi è tutelato oltre che dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea, dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, cui Open S.r.l. si impegna a seguire e rispettare.

Con particolare riguardo al trattamento dei dati personali dei lavoratori, l’Agenzia pone in atto specifiche cautele volte ad informare ciascun dipendente o collaboratore sulla natura dei dati personali oggetto di trattamento.

Conclusione

Il rispetto di questo Codice Etico è fondamentale per preservare la reputazione e la fiducia dell’Agenzia nei confronti di clienti e partner. Crediamo fermamente in questi valori e li applichiamo con convinzione, anche quando ciò comporta sacrifici personali, perché desideriamo contribuire, nel nostro piccolo, a un mondo più equo, in cui il rispetto per gli individui e per la legalità siano principi concreti e imprescindibili.

I nostri collaboratori sono tenuti a rispettare questi principi e a contribuire attivamente al loro mantenimento.

Con l'impegno a rispettare tali principi, Open s’impegna a costruire una cultura di integrità, equità e responsabilità, incoraggiando il dialogo aperto e onesto su questioni etiche e invitando tutti a segnalare eventuali violazioni del presente codice.